syv ting, du skal kigge efter, når du skal vælge en tilbudsspecialist
7 kompetencer der kendetegner de bedste tilbudsskribenter og bid specialister
Her er de 7 kompetencer, jeg har erfaret, kendetegner de bedste tilbudsskribenter og bid specialister, jeg har haft fornøjelsen at arbejde sammen med igennem årene.
1. DE KAN LIDE AT SKRIVE
De mest succesfulde tilbudsskribenter og bid specilister, jeg kender, elsker alle at skrive. De har ofte en uddannelse inden for kommunikation, retorik eller journalistik, hvilket giver dem et solidt fundament for at skrive tilbud. Jeg har bemærket, at når de kombinerer deres passion for at skrive med deres faglige viden inden for et bestemt erhverv eller en branche, opnår de en unik fordel, som jeg ser som kilden til deres succes.
2. DE ER DETALJEORIENTERET
Når det kommer til tilbud til det offentlige eller RFP-baserede tilbud, kan et enkelt glemt dokument eller manglende svar på et spørgsmål føre til, at tilbuddet afvises som ukonditionsmæssigt. De mest succesfulde tilbudsskribenter og bid specialister er omhyggelige og opmærksomme på enhver detalje i udbudsmaterialet og tilbuddet. De har processer på plads, der hjælper dem med at kvalitetssikre tilbuddet fra start til slut, og de accepterer ikke slørede grafer, misvisende billedtekster eller stavefejl.
3. DE ER EKSTREMT KOMPETENTE PROJEKTLEDERE
Projektledelse er måske den vigtigste kompetence, som de bedste tilbudsskribenter besidder. Afhængigt af tilbuddets form skal de udover at skrive også overholde en lang række interne og eksterne deadlines. Tilbudsskribenter skal i nogle virksomheder lede tilbudsprocessen og arbejdet kan derfor omfatte alt fra tilbudsdeadlines, spørgefrister, besigtigelsesdatoer, tilmeldingsfrister og afholdelse af workshops, udarbejdelse af løsningsdesign osv. Det betyder, at de udover at skrive selve tilbuddet også håndterer eventuelle ændringer i udbudsmaterialet, kommunikere med interessenter og sikre, at teamet samarbejder effektivt.
4. DE ER strategiske
Hvad kræves der for at vinde et udbud? De mest succefulde tilbudsskribenter og bid specialister er strategiske i deres tilgang, når de udarbejder et tilbud, der skal overgå kundens forventninger og konkurrenternes kompetencer. Inden de skriver et eneste ord, udarbejder de en win-strategi. De anvender markedsanalyser, kundeanalyser og idégenerering for at identificere kundens konkrete mål. De analyserer interne og eksterne faktorer, for at maksimerer deres vinderchancer.
5. DE FOKUSERER PÅ KUNDENS BEHOV
Konkret, specifikt og forpligtende. De tre ord opsummerer præcist, hvordan succesfulde tilbudsskribenter tænker, når de skriver tilbud til kunder. De ved, at de skal eleminerer overflødige informationer, fordi det forhindrer kunden i at træffe en beslutning. De ved også, at unødvendig virksomhedsjargon og lange tekniske forklaringer, skal luges ud af tilbuddet – også selvom det internt i virksomheden kan være upopulært. De mest succesfulde tilbudsskribenter, jeg har arbejdet sammen med, tør at skære den overflødige interne virksomheds information ud af tilbuddet for at sikre en højere score i evalueringskriterierne.
6. DE ER NYSGERRIGE – OGSÅ NÅR DE TABER
At tabe et udbud er ærgerligt, især når der er investeret mange ressourcer i et tilbud. Selvom de mest succesfulde tilbudsskribenter, jeg kender, hader at tabe, så bruger de deres nysgerrighed til at afdække, hvorfor de tabte. Hvis det er muligt, ringer de til kunden og beder om en begrundelse eller de beder om en uddybende forklaring af evalueringskriterierne. Det gør de, fordi de ønsker at blive bedre og hele tiden udvikle deres tilbud. Jeg har også observeret, at nysgerrige tilbudsskribenter bruger de stille perioder mellem tilbud til at revidere og udvikle deres metoder, værktøjer og processer, så de fremadrettet kan skrive tilbud mere effektivt.
7. DE VÆGTER REDIGERING AF TILBUD LIGE SÅ HØJT SOM AT SKRIVE TILBUD
Tilbudsskribenter bruger mange timer på at redigere deres tilbud. De mest succefulde tilbudsskribenter gennemlæser og redigerer alle tekster – uanset hvem der har leveret dem – inden de bliver en del af tilbuddet. Data, illustrationer, billeder og tekster fra eksperter, samarbejdspartnere eller underleverandører bliver tjekket og dobbelttjekket. Afhængigt af tilbuddets størrelse og projektplanens begrænsninger bruger de mest succesulfe tilbudsskribenter gerne mellem 20-25% af den samlede tidsplan på at redigere, revidere og tilrette tilbuddet.